Um bestimmte Waren über den virtuellen Marktplatz zu beschaffen, definieren Einkäufer der METRO Group zunächst ihren Bedarf. Im nächsten Schritt setzen sie eine Ausschreibung inklusive aller Rahmendaten wie Startzeit und Dauer der Auktion in der Online-Verhandlung auf. Der Auktion kann eine Informations- und/oder Preisabfrage vorangestellt werden. Über Informationsabfragen erfährt der Einkäufer, ob die Lieferanten bestimmte Länder beliefern können. Mithilfe von Preisabfragen geben die Lieferanten ein erstes Angebot ab, ohne dabei zu sehen, wie sie sich damit im Wettbewerb einordnen. Mittels Preisabfragen kann der Einkäufer sicherstellen, dass alle Anbieter die Inhalte und den Ablauf der Ausschreibung verstanden haben und unter den gleichen Voraussetzungen bieten.

Mindestens zwei potentielle Lieferanten, die für die Online-Verhandlung registriert sein müssen, lädt die METRO Group zu der Auktion ein. Ausschließlich diese können sich mit Benutzerkennung und Passwort vor Auktionsbeginn im Rahmen der so genannten Vorschau in die Ausschreibung einloggen und die relevanten Daten wie beispielsweise Menge, Lieferdatum für Warenproben und Vertragsdauer einsehen. Bieten dürfen sie jedoch erst, wenn die Auktion offiziell startet. Dabei sieht der einzelne Lieferant nicht, wer die anderen Bieter sind. Auf diese Information hat nur der Auktionator Zugriff, also das Handelsunternehmen.

Bei einer so genannten Blind-Auktion sehen die Lieferanten die Preise der Mitbewerber nicht. Der Einkäufer kann jedoch beim Aufsetzen der Ausschreibung vorgeben, ob der erreichte Rang eines Gebots als "bester/nicht bester" oder "Rang X" angezeigt werden soll. So sieht der Bieter beispielsweise, dass er unterboten wurde und kann seine Kalkulation überprüfen, ohne aber die genaue Differenz zum Gebot des besten Mitbewerbers zu kennen. Den Preis, der den Zuschlag erhalten hat, macht die METRO Group für alle an der Auktion beteiligten Bieter nach dem Auktionsende sichtbar. Die METRO Group schreibt aber auch offene Auktionen aus. Hier sehen die Bieter die Preise ihrer Mitbewerber, ihre Namen allerdings nicht. Die Art der Auktion ist von der Marktsituation abhängig und wird vom Einkäufer festgelegt. In der Regel wirkt sich eine erhöhte Transparenz durch sichtbare Gebotspreise der Mitbewerber positiv auf die Dynamik der Auktion aus. Das Festlegen eines Gebotsschritts, um den die Lieferanten ihre Gebote mindestens reduzieren müssen, beschleunigt den Auktionsverlauf ebenfalls.

Je nach Inhalt und Umfang der Auktion und der Erfahrung der Lieferanten fixiert der Einkäufer den Zeitraum, in dem die Lieferanten ihre Gebote in der Online-Verhandlung platzieren können. Üblich sind 30 bis 60 Minuten. Diese Standard-Auktionszeit wird aber anders als beispielsweise bei eBay automatisch verlängert, sobald ein neues Bestgebot eingeht. Spätestens zu dem in der Auktion genannten Zuschlagsdatum informiert der Einkäufer die Lieferanten über die Auftragsvergabe. Nach dem Prinzip der Reverse Auction erhält in der Regel am Ende der Lieferant mit dem niedrigsten Preisgebot den Zuschlag. Die Regeln für Lieferanten sind für jede Auktion streng vorgegeben: Hält der Lieferant sich nicht an die vom Einkäufer im System fixierten Gebotsregeln, kann er sein Gebot nicht abgeben. Er erhält dann eine Fehlermeldung bei der Eingabe.