Das Category Management der METRO Group aktualisiert Planogramme durchschnittlich zwei oder drei Mal im Jahr. Die Häufigkeit der Änderungen hängt vor allem davon ab, wie schnelllebig ein Sortiment ist, das heißt, wie oft die Category Manager Produkte auslisten und Innovationen im Regal platzieren. In der Vergangenheit war es sehr zeitaufwändig Planogramme zu überarbeiten. Denn das Category Management musste alle bestehenden Planogramm-Daten mit den aktuellen Artikel- und Absatzdaten manuell abgleichen: Welche Artikel sind neu, welche gehören nicht mehr ins Regal? Was ändert sich demnach im Planogramm? Seitdem das Category Management der Vertriebslinien Real und Metro Cash & Carry seine Planogramme datenbankgestützt mit dem Regal-Management-System bearbeitet, werden die Regalpläne automatisch mit den Informationen über Listungsveränderungen versorgt. Auf diese Weise wird es möglich, Planogramme wesentlich schneller zu erstellen und sie häufiger zu aktualisieren.

Der Category Manager gibt vor, welcher Artikel in welche Region und in welche Märkte gehört. Diese Information geht über das Metro Merchandising System (One MMS) an den zentralen Datenpool, das Metro Data Warehouse (One MDW). Das MDW wiederum versorgt im täglichen Nachtlauf die RMS-Datenbank mit den Listungsveränderungen. Zum Informationsinput gehören beispielsweise Artikelstammdaten inklusive GTIN-Nummern (ehemals EAN), Lieferwegen und Verpackungsmaßen sowie Bewegungsdaten wie etwa Abverkäufe.

Listungsveränderungen des Category Managers werden jede Nacht von One MMS über das MDW an die RMS-Datenbank gesendet. Das heißt: Listet der Category Manager heute ein Produkt aus dem Warenangebot aus, so sieht er das am nächsten Tag in den entsprechenden Planogrammen der Categories. Dazu ruft er mittels der Funktion "SF Hotspot" in Spaceman das gewünschte Planogramm auf. Die in der Warenwirtschaft veränderten Produkte erscheinen im Planogramm in verschiedenen Farben. Schwarz bedeutet beispielsweise: Diese Artikel sind in der Warenwirtschaft deaktiviert worden, sie sind also zur Auslistung vorgesehen. Die Farbe Grün signalisiert, dass sich die Abmessungen eines Artikels geändert haben. Darüber hinaus erscheint ein separater Parkboden auf dem Bildschirm, der alle neu gelisteten Artikel anzeigt. Das Category Management überarbeitet das Planogramm nun entsprechend der Anzeigen: Er löscht die deaktivierten Artikel, akzeptiert die Änderungen der Abmaße, platziert die neuen Produkte an der gewünschten Stelle im Regal und speichert das Planogramm dann ab.

Nachdem der Anwender die notwendigen Änderungen auf der Assortment-Group-Ebene vorgenommen hat, wechselt er auf die Planogramme der Pflegegruppen-Ebene, auch Maintenance Group genannt. Jede Pflegegruppe definiert sich über eine Region und einen Sortimentsbaustein. Die Artikelchronologie aus der Assortment Group wird in den Planogrammen der Pflegegruppen beibehalten. Auch die neu gelisteten Produkte, die der Anwender auf der Ebene der Assortment Group platziert hat, übernimmt Spaceman automatisch in die betreffenden Planogramme der Pflegegruppen, und zwar an die gleiche Stelle wie im Planogramm der Assortment Group. Ebenso entfernt die Software sämtliche auf Assortment Group-Ebene gelöschten Produkte automatisch in den Pflegegruppen-Planogrammen. Langwierige manuelle Abgleiche zwischen Categories und Pflegegruppen entfallen also. Lediglich die Übernahme der Auslistungen ist bislang nicht automatisiert. So kann der Anwender die Auslistung ignorieren, wenn sie auf einer Fehlentscheidung basiert und wieder in das das Metro Merchandizing System (One MMS) einpflegen. Die überprüften und aktualisierten Planogramme der Pflegegruppen-Ebene leitet das Category Management elektronisch an die Märkte weiter.

Ziel der METRO Group ist es, die Funktionalitäten des Regal-Management-Systems weiter auszubauen. So gibt es seit Mitte 2005 eine Verknüpfung des RMS mit der Software CMplus. Mit CMplus arbeiten die Category Manager der METRO Group, um Warengruppen effizient zu managen. Die Software erstellt zum Beispiel Sortimentsvorschläge, die Spaceman sofort auf ihre Platzierbarkeit hin überprüft. Grundsätzlich achtet der Category Manager darauf, dass sich die Zahl der neuen Artikel und die Zahl der ausgelisteten Artikel die Waage halten. Durch die Visualisierung in Spaceman kann der Category Manager jetzt auf einen Blick sehen, ob das gelistete Sortiment in den Märkten platzierbar ist oder ob er Ein- bzw. Auslistungen vornehmen muss. Ziel ist es, eine Überfrachtung der Regale zu verhindern.