Immer mehr Handelsunternehmen wickeln Geschäftsprozesse mit ihren Lieferanten auf elektronischem Weg über EDI ab. Dabei orientieren sich alle Beteiligten an den EANCOM-Standards. Da der Standard verschiedene Möglichkeiten der Anwendung zulässt, kann es allerdings immer Unterschiede in der Anwendung von EANCOM für die einzelnen Nachrichtentypen geben. So können die EDI Partner die Datumsangabe in drei verschiedenen Varianten vornehmen: Tag/Monat/Jahr, Monat/Tag/Jahr oder Jahr/Monat/Tag. Solche Unterschiede würden wie Sand im Getriebe wirken, denn sie führen zu Missverständnissen. Der Lieferant müsste mit jedem einzelnen Handelsunternehmen das Format der Datumsangabe gesondert verhandeln und dies würde allen Beteiligten viel Zeit und Ressourcen kosten. Einfacher ist es, wenn alle Handelsunternehmen dieselbe Form der Datumsangabe nutzen würden. Um dem Wunsch der Industrie nach einheitlichen Layouts für EDI-Nachrichten auf der Basis von EANCOM entgegenzukommen, schlossen sich die METRO Group und acht weitere Handelsunternehmen im Februar 1997 zusammen. Ziel war es, eine gemeinsame Datenbasis für den Rechnungsdatenaustausch in EANCOM zu erarbeiten. Aus dieser Arbeitsgruppe entwickelte sich der EDI Anwenderkreis Handel (www.edi-ak-handel.de).

Die Impulse für die Arbeit des EDI Anwenderkreises Handel kommen direkt aus dem Tagesgeschäft zwischen Industrie und Handel. Die Mitglieder des EDI Anwenderkreises greifen neben der Layout- und Organisationsproblematik auch Probleme in den Kommunikationsprozessen mit den Lieferanten auf. Sie überprüfen zunächst, inwieweit diese für die gesamte Branche relevant sind. Anschließend suchen sie innerhalb der verschiedenen Arbeitsgruppen nach Lösungen, die alle Beteiligten tragen können. Die Ergebnisse leitet der EDI Anwenderkreis Handel dann an die GS1 Germany (www.gs1-germany.de) (vormals Centrale für Coorganisation GmbH (CCG)) weiter. In der GS1 Germany sitzen Industrie und Handel an einem Tisch. In einem Steering Komitee wird der Entwurf zu einer so genannten Anwendungsempfehlung abgestimmt. Auf deren Basis können die EDI-Prozesse zwischen Handel und Industrie in einheitlichen Layouts umgesetzt werden. Die GS1 Germany ist ständiger Gast auf den Sitzungen des Anwenderkreises. Auf der Homepage des EDI Anwenderkreises Handel finden Händler und Hersteller mittlerweile diverse Leitfäden zu verschiedenen EANCOM-Nachrichtentypen.

Die Arbeit des EDI Anwenderkreises Handel ist für den Konsumgüterhandel wegweisend. Seine Mitglieder erwirtschaften über 80 Prozent des Marktumsatzes. Ziel der Organisation ist es, den elektronischen Datenaustausch innerhalb der Konsumgüterwirtschaft zu standardisieren und die Prozesse zu harmonisieren. Seine Hauptaufgabe sieht der EDI Anwenderkreis Handel darin, die Inhalte und Layouts von EDI-Nachrichten gemeinsam abzustimmen, festzulegen und damit einheitlicher zu gestalten. Der EDI Anwenderkreis Handel forciert den Einsatz der von ihm entwickelten Regeln in Geschäftsprozessen mit Lieferanten. Denn eine breite Anwendung der Empfehlungen ist die Voraussetzung dafür, dass Aufwand und Kosten sinken und die Investition der Unternehmen in EDI sich langfristig auszahlt – für beide Seiten gleichermaßen.

Beim EDI Anwenderkreis Handel sind vier permanente Arbeitsgruppen aktiv: Sie beschäftigen sich mit den Themengebieten Layout, Prozesse, Kommunikation /Technik und WebEDI, in sog. Sonder-Arbeitsgruppen werden z.B. die Digitale Signatur und INVOIC für Kostenrechnungen bearbeitet. Die Arbeitsgruppe Layout erarbeitet Empfehlungen für einheitliche Nachrichten-Layouts, beziehungsweise aktualisiert die bereits abgestimmten Layouts. Die Experten der Arbeitsgruppe einigen sie sich auf eindeutige Regeln, wie existierende Standards aussehen sollen und in der Praxis anzuwenden sind. Die Arbeitsgruppe Prozesse beschäftigt sich beispielsweise aktuell mit der Frage, wie sich die Nummer der Versandeinheit (NVE) in den Nachrichtentyp DESADV, den elektronischen Lieferavis, integrieren lässt. In der so genannten Arbeitsgruppe-Strategie geht es unter anderem um den Auftritt des EDI Anwenderkreises Handel im Internet und die Organisation von Workshops für Lieferanten zur EDI-Umsetzung. Sie ist für die Öffentlichkeitsarbeit des EDI Anwenderkreises Handel zuständig.

Die Arbeitsgruppe Technik schließlich entwickelt zum Beispiel Empfehlungen für EDI-Übertragungswege. Dazu gehört derzeit die Einführung des elektronischen Datenaustauschs über das Internet – kurz EDIINT AS2. Bisher nutzen die meisten Unternehmen in Deutschland aus Sicherheitsgründen private Breitbandnetze, um EDI-Nachrichten zu übertragen: so genannte Value Added Networks (VAN). Dazu gehören beispielsweise Mailbox-Systeme wie Telebox 400 oder IBM IE-Mail. Der EDI-Datenaustausch über das Internet ist wesentlich kostengünstiger als bestehende VAN-Services, stellt allerdings höhere Anforderungen an die Sicherheit. Diese Arbeitsgruppe sucht nach sicheren und standardisierten Möglichkeiten, das Internet für die Datenübertragung zu nutzen. Eine Beschreibung über die Nutzung von EDIINT AS2 via Internet wurde bereits erarbeitet und steht auf der Homepage des EDI AKH für den Download bereit.

Für wichtige aktuelle Themen, wie zum Beispiel die digitale Signatur, beruft der EDI Anwenderkreis Handel so genannte Sonderarbeitsgruppen ein. Die qualifizierte digitale Signatur gewinnt auch bei der Rechnungsstellung über EDI an Bedeutung. Der Austausch von Rechnungen über EDI ist gängige Praxis in Deutschland. Allerdings muss der Lieferant dem Handelsunternehmen aus steuerrechtlichen Gründen zusätzlich eine Sammelrechnung in Papierform übersenden – auf dem Postweg oder per Fax. Dies bedeutet sowohl für die Lieferanten als auch für die METRO Group einen immensen Aufwand. Die MGP METRO Group Account Processing, die für die Rechnungsabwicklung innerhalb der METRO Group zuständig ist, erhält jährlich rund 18 Millionen Rechnungen und circa 350.000 Rechnungslisten. Nach neuen steuergesetzlichen Regelungen werden elektronisch versandte Rechnungen nur dann anerkannt, wenn parallel dazu eine Rechnungsliste in Papierform per Post verschickt wird oder wenn die Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Diese Unterschrift soll die elektronisch verschickten Dokumente fälschungssicher machen. Ein Unternehmen kann einen Schlüssel zum Austausch der qualifizierten digitalen Signatur bei einem so genannten Trust Center beantragen. Die qualifizierte digitale Signatur ist in einem öffentlichen und geheimen Schlüssel beim Trust Center hinterlegt. Handel und Industrie tauschen die öffentlichen Schlüssel für die Signatur aus. Über das Trust Center wird dann jeweils die Signatur mit dem geheimen Schlüssel verifiziert. Die Experten der EDI Anwendergruppe Handel suchen nach einem optimalen Weg, um die qualifizierte digitale Signatur im elektronischen Datenaustausch zu automatisieren.

Eine weitere Sonderarbeitsgruppe sucht derzeit nach der optimalen Lösung, um mit den Pressegrossisten Rechnungsdaten auszutauschen. Die Lieferanten der Zeitungen und Zeitschriften senden zurzeit regelmäßig Sammelrechnungen an die Handelsunternehmen. Der Handel hat allerdings großes Interesse daran, per EDI automatisiert die Rechnungen je Lieferschein zu erhalten.

Der EDI Anwenderkreis Handel versteht sich in seiner Arbeit für einen standardisierten elektronischen Geschäftsverkehr auch als Forum und Ratgeber für die Unternehmen der Branche. Beispielsweise findet sich auf der Homepage der Anwendergruppe eine Informations- und Diskussionsplattform, auf der sich interessierte Unternehmen austauschen können. Darüber hinaus initiiert der EDI Anwenderkreis Handel regelmäßig EDI-Workshops für Lieferanten. Auf diesen Veranstaltungen referieren Experten zu aktuellen EDI-Themen und geben Einstiegshilfen zur Nutzung von EDI und von Kommunikationstechnologien.