In einem Selbstbedienungswarenhaus findet der Kunde über 120.000 verschiedene Artikel. Man stelle sich vor, ein Handelsunternehmen würde jedes Mal, wenn Gouda-Käse nachbestellt werden muss, manuell ein Formular ausfüllen und per Fax oder auf dem Postweg an seinen Lieferanten versenden. Der Lieferant schriebe dann zum selben Vorgang eine Bestellbestätigung, bereitete die Ware zum Versand vor und erstellte den entsprechenden Lieferschein. Dieser erreichte das Handelsunternehmen wiederum in Papierform ebenso wie die Rechnung für den gelieferten Gouda. So würden die Handelspartner täglich von einer Flut von Papier überschwemmt. Ganz zu schweigen von den Fehlern, die sich einschleichen könnten, wenn bei jeder Auftragserfassung und Rechnungsstellung Artikelnummern von Hand eingegeben würden.

Um den Informationsfluss, der hinter der Lieferkette steht, effizienter zu gestalten, tauschen die METRO Group und ihre Lieferanten seit 1989 Informationen zunehmend auf elektronischem Weg aus: Wo wird der Gouda hergestellt? Welchen Weg nimmt er zum Verbraucher? Wie viele Laib Käse haben die Kunden an einem Tag gekauft? Dieser papierlose Datenaustausch – in der Fachsprache Electronic Data Interchange oder kurz EDI genannt – ist weit mehr als das Versenden von Informationen per Telefax oder Electronic Mail. EDI bezeichnet den Austausch von strukturierten und standardisierten Informationen von Computer zu Computer – und zwar in einer Form, die eine automatische Weiterverarbeitung dieser Daten erlaubt. So kann die elektronische Bestellung des Handelsunternehmens beim Lieferanten in dem entsprechenden System direkt in ein Lieferavis oder eine Rechnung umgewandelt werden. EDI ist damit die Basis aller kundenorientierten Prozesse in Handel und Industrie. Der elektronische Datenaustausch sorgt dafür, dass Informationen für alle Beteiligten schnell und verlässlich bereit stehen.

Damit EDI funktioniert, müssen alle Beteiligten ihre Nachrichten in derselben Sprache formulieren. Daher hat die United Nations Economic Commission for Europe (www.unece.org) 1987 eine weltweit branchenübergreifende Norm definiert: UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Diese Norm legt eine Art Syntax und Grammatik für die auf elektronischem Weg verschickten Nachrichten fest. In einer EDI-Nachricht steht somit jedes Informationssegment an einer genau definierten Stelle.

Der in der Konsumgüterwirtschaft am häufigsten verwendete EDIFACT-Anwendungsstandard ist EANCOM. In EANCOM-Nachrichten wird jedes Produkt durch eine 13-stellige EAN-Standardartikelnummer und jeder Partner durch eine eindeutige 13-stellige internationale Lokationsnummer (ILN) identifiziert. Letztere bezeichnet den Standort der Unternehmen. Die EAN-Standardartikelnummer wird im internationalen Sprachgebrauch als Global Trade Item Number (GTIN) bezeichnet, die internationale Lokationsnummer als Global Location Number (GLN). Ebenfalls Bestandteil des EAN-Standards ist die Nummer der Versandeinheit (NVE) oder ihre internationale Variante, der Serial Shipping Container Code (SSCC). Mittlerweile gibt es 44 international gültige EANCOM-Nachrichtenarten von denen zehn (PRICAT, SLSRPT, SLSFCT, INVRPT, ORDERS, DESADV, ORDRSP, RECADV, INVOIC, REMADV) die Hauptgeschäftsprozesse zwischen Handel und Industrie abbilden. Zu den bekanntesten gehören INVOIC, die elektronische Rechnung, und ORDERS, die elektronische Bestellung.

Als weltweit drittgrößter Handelskonzern ist die METRO Group einer der Vorreiter in Sachen EDI. Denn EDI ist die Grundvoraussetzung für fortschrittliche Anwendungen wie CPFR, GNX oder CMPlus im Collaboration Portal Metro Link der METRO Group. Mit Hilfe von EDI optimiert das Unternehmen seine Geschäftsprozesse sowie die Kommunikation und reduziert die Kosten deutlich.