Drei Situationen aus dem Geschäftsalltag. Erstes Beispiel: Ein Baumarkt bestellt Farben und Lacke. Dabei ist der Einkäufer auf umfassende Informationen zum Produkt angewiesen – vom Namen des Herstellers bis hin zur Artikelnummer. Zweite Szene: Im Elektro-Fachmarkt treffen Kartons mit Ware ein. Die Mitarbeiter benötigen auf dem Lieferschein genaue Angaben, etwa zu Inhalt, Gewicht und Abmessungen, um die Produkte fachgerecht zu transportieren und zu lagern. Drittes Szenario: Der Kunde möchte im Supermarkt verschiedene Artikel bezahlen. Die Kassiererin scannt den Barcode auf den Verpackungen, das Display zeigt Preise und Artikelbezeichnungen automatisch an.

Die drei Beispiele zeigen, dass eindeutige, aktuelle und vollständige Wareninformationen die Voraussetzung für zahlreiche Geschäftsprozesse sind. Handel und Industrie arbeiten deshalb mit Stammdaten. Ähnlich wie in einem Steckbrief sind dadurch jedem Produkt eine Reihe von Charakteristika zugeordnet. Dazu gehören beispielsweise Basisdaten zur Identifikation, etwa die Globale Artikelidentnummer (GTIN) - ehemals EAN, die Artikelbezeichnung und die Lieferanten-Artikelnummer. Darüber hinaus gibt es tiefer gehende Informationen, etwa zu Abmessungen des Produkts oder zu verschiedenen Geschmacksvarianten bei Lebensmitteln.

Auch Artikeltexte, also kurze Beschreibungen der wesentlichen Waren-Merkmale, gehören zu den Stammdaten. Darüber hinaus gibt es Informationen zu Verpackungsmaßen (Höhe, Breite, Tiefe) und zur Verpackungsart (etwa Beutel, Dose oder Flasche). Alle Angaben bilden gemeinsam den Stammdatensatz. Struktur und Umfang dieser Datensammlungen können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, außerdem sind sie abhängig vom Produkt. So ist etwa bei Farben und Lacken ein Gefahrgut-Hinweis notwendig, bei Waren wie Joghurt dagegen nicht. Je nach Artikel sind auch Informationen zur Handhabung wie "nicht stapelbar", oder "Minimal-/Maximal-Temperatur für die Lagerung" sowie Angaben dazu, ob eine Ware "strichcodiert" ist, möglich.

Täglich wird eine hohe Zahl von Stammdatensätzen quer durch alle Abteilungen von Industrie- und Handelsunternehmen ausgetauscht und genutzt. Deshalb gibt es zahlreiche Versuche, die Produkt-Steckbriefe international einheitlicher zu gestalten, etwa von der Kölner Organisation GS1 Germany, vor Januar 2005 unter dem Namen Centrale für Coorganisation (CCG) bekannt. GS1 Germany (www.gs1-germany.de) ist ein Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum der deutschen Konsumgüterwirtschaft, das Standards entwickelt, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

Um den Austausch von Stammdaten zu erleichtern, haben Handel und Industrie bereits 1977 ein einheitliches Nummernsystem eingeführt: die EAN, welche mittlerweile unter der internationalen Bezeichnung Globale Artikelidentnummer - engl.: Global Trade Item Number - (GTIN), geführt wird. Heute ist sie ein weltweiter Standard. Über die normalerweise acht- oder dreizehnstellige GTIN kann jedes Produkt identifiziert werden. Sie dient als Schlüssel zu weiteren Informationen. Sie öffnet die Tür zu allen relevanten Artikelstammdaten, die beispielsweise in Datenbanken abgelegt sein können. Jeder einzelnen GTIN sind bestimmte Produkt-Attribute zugeordnet – von Artikeltexten über Packungsgrößen bis hin zu Variantenbeschreibungen.

Jede Wareneinheit, beispielsweise eine Palette, ein Karton und das einzeln verpackte Produkt, besitzt eine individuelle GTIN. Symbolisiert werden die Nummern durch den Barcode. Über ihn kann die GTIN mit einem Scanner gelesen werden. Es gibt auch Produkte, die keinen Barcode aufweisen, aber eine GTIN besitzen. Zuständig für die Nummernvergabe sind die Organisation GS1 und ihre weltweit 101 Mitgliedsorganisationen, darunter in Deutschland die GS1 Germany.